--- title: 'E-Rechnung öffnen, lesen und prüfen – XRechnung und ZUGFeRD' url: 'https://www.p17-tools.de/buero/e-rechnung-viewer' markdown: 'https://www.p17-tools.de/buero/e-rechnung-viewer.md' lang: de date: '2026-10-14' description: 'XRechnung und ZUGFeRD kostenlos anzeigen und prüfen: XML oder PDF öffnen, Rechnung lesbar darstellen, Summen, Pflichtangaben und Leitweg-ID kontrollieren.' --- Büro # E-Rechnung öffnen, lesen und prüfen – XRechnung und ZUGFeRD Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – doch eine XRechnung ist eine XML-Datei, die sich ohne passende Software kaum lesen lässt. Der Viewer macht daraus eine übersichtliche Rechnung, holt die Daten auch aus ZUGFeRD-PDFs und prüft Summen, Pflichtangaben und Bankverbindung. Die Datei verlässt Ihren Rechner dabei nicht. ## Werkzeug: E-Rechnung lesen Die Rechnung wird ausschließlich in Ihrem Browser geöffnet – auch aus einem PDF wird die eingebettete XML lokal ausgelesen. Die Prüfung kontrolliert Rechenregeln und Pflichtangaben; eine vollständige Validierung gegen die offiziellen Prüfregeln der KoSIT ersetzt sie nicht. ## Warum sich eine E-Rechnung nicht einfach öffnen lässt Eine E-Rechnung ist zuerst für Software gedacht. Wer eine XRechnung per Doppelklick öffnet, sieht bestenfalls einen Browser voller Klammern: `2075.06`. Buchhaltungsprogramme lesen solche Dateien automatisch – für die Rückfrage aus dem Einkauf, die Freigabe durch die Abteilungsleitung oder den schnellen Blick auf einen Betrag braucht es aber eine lesbare Darstellung. Der Viewer liefert genau das: Absender und Empfänger, Positionen mit Menge und Einheit, Steuer je Steuersatz, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen – übersichtlich wie auf Papier, zum Drucken oder Speichern als PDF. ## Die Formate im Überblick | Format | Aufbau | E-Rechnung? | |---|---|---| | XRechnung (UBL) | reine XML-Datei | ja | | XRechnung (CII) | reine XML-Datei | ja | | ZUGFeRD / Factur-X EN 16931 | PDF mit eingebetteter XML | ja | | ZUGFeRD / Factur-X BASIC | PDF mit eingebetteter XML | ja | | ZUGFeRD / Factur-X EXTENDED | PDF mit eingebetteter XML | ja | | ZUGFeRD / Factur-X MINIMUM und BASIC WL | PDF mit eingebetteter XML, ohne Positionen | **nein** | | PDF ohne eingebettete Daten | Bild einer Rechnung | **nein** | Der Viewer erkennt das Format an der Spezifikationskennung in der Rechnung und warnt, wenn ein Profil vorliegt, das nicht als E-Rechnung gilt. ## Fristen für Empfang und Versand | Zeitraum | Empfangen | Ausstellen (Inland, zwischen Unternehmen) | |---|---|---| | seit 1. Januar 2025 | E-Rechnungen müssen empfangen werden können | Papier und andere Formate weiterhin erlaubt | | Umsätze im Jahr 2027 | wie bisher | andere Formate nur bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro oder per EDI | | ab 1. Januar 2028 | wie bisher | grundsätzlich nur noch E-Rechnungen | Dauerhaft ausgenommen sind Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern – sie dürfen aber jederzeit auch als E-Rechnung verschickt werden. ## Was der Viewer prüft **Rechenregeln.** Die EN 16931 legt fest, wie die Summen zusammenhängen: Die Positionsbeträge ergeben die Summe der Positionen, abzüglich Nachlässen und zuzüglich Zuschlägen den Nettobetrag, dazu die Steuer je Steuersatz den Bruttobetrag und nach Abzug von Vorauszahlungen den Zahlbetrag. Jede dieser Beziehungen wird nachgerechnet – auch die Bemessungsgrundlage je Steuersatz. **Pflichtangaben.** Die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG entsprechen bestimmten Feldern der Norm: | Pflichtangabe | Feld in der E-Rechnung | |---|---| | Name und Anschrift des Leistenden | BT-27, BG-5 | | Name und Anschrift des Leistungsempfängers | BT-44, BG-8 | | Steuernummer oder USt-IdNr. | BT-32 oder BT-31 | | Rechnungsdatum und -nummer | BT-2, BT-1 | | Menge und Art der Leistung | BT-129, BT-130, BT-153 | | Zeitpunkt der Leistung | BT-72 oder BT-73/BT-74 | | Entgelt je Steuersatz | BT-116 | | Steuersatz und Steuerbetrag | BT-119, BT-117 | | Hinweis auf eine Steuerbefreiung | BT-120 | **XRechnung-Besonderheiten.** Käuferreferenz beziehungsweise Leitweg-ID (BT-10) und Kontaktdaten des Verkäufers (BG-6) sind hier Pflicht. Eine vorhandene Leitweg-ID wird auf ihre Prüfziffer kontrolliert – mit dem [Leitweg-ID-Prüfer](https://www.p17-tools.de/buero/leitweg-id-pruefen) geht das auch einzeln. **Bankverbindung und Zahlung.** Die IBAN wird auf ihre Prüfziffer kontrolliert. Das ersetzt nicht den Rückruf beim Lieferanten, wenn sich eine Bankverbindung geändert hat – fängt aber Tippfehler und manche Manipulation ab. ## Skonto in der XRechnung Skonto steht in einer XRechnung nicht als Freitext, sondern in einer festen Schreibweise in den Zahlungsbedingungen: ``` #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00# #SKONTO#TAGE=28#PROZENT=1.00#BASISBETRAG=357.93# ``` Jede Angabe steht in einer eigenen Zeile, Prozentsatz und Basisbetrag haben einen Punkt und genau zwei Nachkommastellen. Ohne Basisbetrag bezieht sich das Skonto auf den Zahlbetrag. Der Viewer rechnet daraus Frist und Abzug aus – und meldet Zeilen, die nicht der vorgeschriebenen Syntax entsprechen. Ob sich das Skonto lohnt, zeigt der [Skontorechner](https://www.p17-tools.de/rechner/skontorechner). ## Grenzen der Prüfung Der Viewer ersetzt keine vollständige Validierung. Er prüft nicht jede der mehreren Hundert Geschäftsregeln der Norm, keine digitale Signatur und nicht, ob die Rechnung inhaltlich zum Auftrag passt. Wichtig zu wissen: Eine Datei mit Formatfehlern gilt steuerlich nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Bei Zweifeln hilft die Rückfrage beim Rechnungssteller oder eine Prüfung mit den Werkzeugen der KoSIT. ## E-Rechnungen im Unternehmen verarbeiten Einzelne Rechnungen lassen sich mit dem Viewer lesen und prüfen. Wer regelmäßig E-Rechnungen empfängt oder versendet, sollte sie automatisch verarbeiten: Eingang überwachen, Daten in Buchhaltung oder Warenwirtschaft übernehmen, Rechnungen aus der eigenen Software als XRechnung erzeugen. Solche Schnittstellen entwickelt die [p17 GmbH](https://www.p17.de/). Kunden- und Rechnungsstammdaten wie Leitweg-IDs öffentlicher Auftraggeber lassen sich in cobra CRM pflegen – Unterstützung dafür gibt es bei [p17-crm.de](https://www.p17-crm.de/). Den sicheren Rechnungseingang über Microsoft 365 richtet die [nice-IT GmbH](https://www.niceit.de/) ein. ## Verwandte Werkzeuge - Leitweg-ID einzeln prüfen: [Leitweg-ID prüfen](https://www.p17-tools.de/buero/leitweg-id-pruefen) - Bankverbindung kontrollieren: [IBAN prüfen](https://www.p17-tools.de/buero/iban-pruefen) - USt-IdNr. des Lieferanten prüfen: [USt-IdNr. prüfen](https://www.p17-tools.de/buero/ust-idnr-pruefen) - Lohnt sich das Skonto? [Skontorechner](https://www.p17-tools.de/rechner/skontorechner) - Fälligkeit berechnen: [Zahlungsziel-Rechner](https://www.p17-tools.de/datum-zeit/zahlungsziel-rechner) - Überweisungscode für eigene Rechnungen: [QR-Code-Generator](https://www.p17-tools.de/bild-druck/qr-code-generator) ## Häufige Fragen zur E-Rechnung Was ist eine E-Rechnung? Das Umsatzsteuergesetz definiert sie als Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (§ 14 Abs. 1 UStG). Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931 – in Deutschland vor allem die XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X (PDF mit eingebetteter XML). Ab wann muss ich E-Rechnungen empfangen können? Seit dem 1. Januar 2025. Alle inländischen Unternehmer – auch Kleinunternehmer – müssen die technischen Voraussetzungen schaffen, E-Rechnungen zu empfangen. Ein eigenes E-Mail-Postfach dafür ist nicht vorgeschrieben. Wichtig ist, die Rechnung lesen und in ihrer strukturierten Form aufbewahren zu können. Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen? Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen gilt die Pflicht grundsätzlich schon, das Gesetz lässt aber Übergänge zu: Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papier- und – mit Zustimmung – andere elektronische Rechnungen ausgestellt werden. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug, oder bei EDI-Verfahren. Ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern sind ausgenommen. Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? Nein. Eine PDF-Datei ohne eingebettete Daten ist nach Auffassung der Finanzverwaltung eine „sonstige Rechnung“. Ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF ist dagegen eine E-Rechnung, weil es die strukturierten Daten als XML enthält – mit einer Ausnahme: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht, weil ihnen die Rechnungspositionen fehlen. Was gilt, wenn PDF-Ansicht und XML voneinander abweichen? Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Die Pflichtangaben müssen in den XML-Daten stehen, und der Vorsteuerabzug ist laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich. Bei einem ZUGFeRD-PDF prüft der Viewer deshalb die eingebettete XML – nicht das, was im PDF zu sehen ist. Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD? Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung der EN 16931 und eine reine XML-Datei in der Syntax UBL oder CII. Behörden des Bundes und vieler Länder verlangen sie. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF, das Menschen lesen können, mit einer eingebetteten XML für die Software. Es gibt ZUGFeRD in mehreren Profilen, darunter eines, das einer XRechnung entspricht. Ersetzt die Prüfung eine offizielle Validierung? Nein. Der Viewer prüft die Rechenregeln der EN 16931, die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, IBAN, Leitweg-ID und die Skonto-Syntax. Die vollständige technische Validierung mit allen Geschäftsregeln leisten die Prüfwerkzeuge der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Für die schnelle Kontrolle beim Rechnungseingang reicht der Viewer in den meisten Fällen aus. Wird meine Rechnung hochgeladen? Nein. Die Datei wird ausschließlich in Ihrem Browser geöffnet – auch die XML aus einem PDF wird lokal ausgelesen. Rechnungsdaten, Bankverbindungen und Anhänge verlassen Ihr Gerät nicht. Weiterführend ## Weitere Werkzeuge aus „Büro“ - [IBAN prüfen](https://www.p17-tools.de/buero/iban-pruefen)Prüfziffer, Länge und Aufbau kontrollieren – bei deutschen IBANs mit BLZ und Konto. - [USt-IdNr. prüfen](https://www.p17-tools.de/buero/ust-idnr-pruefen)Aufbau für alle EU-Länder prüfen, deutsche Nummern zusätzlich mit Prüfziffer. - [Zeichen zählen](https://www.p17-tools.de/buero/zeichenzaehler)Zeichen, Wörter, Normzeilen und die Längenprüfung für Meta-Angaben. - [Passwörter](https://www.p17-tools.de/buero/passwort-generator)Zufällige Passwörter mit wählbarer Länge – erzeugt im Browser, nicht auf dem Server. - [Alle Werkzeuge: Büro](https://www.p17-tools.de/buero)E-Rechnung lesen, IBAN und Leitweg-ID prüfen, CSV bereinigen, E-Mail-Signatur erstellen. --- ## Navigation - Parent: [Prüfen, lesen, erzeugen – Werkzeuge für den Schreibtisch](https://www.p17-tools.de/buero.md) - Previous: [Sichere Passwörter erzeugen – lokal im Browser](https://www.p17-tools.de/buero/passwort-generator.md) - Next: [Leitweg-ID prüfen – bevor die Rechnung an die Behörde geht](https://www.p17-tools.de/buero/leitweg-id-pruefen.md)