Die häufigsten Fehler in CSV-Dateien
| Fehler | Woran man ihn erkennt | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|---|
| Postleitzahl vierstellig | 1067 statt 01067 |
Excel hat die Spalte als Zahl gelesen | Spalte als Text importieren, Nullen ergänzen |
| Telefonnummer ohne 0 | 351 123456 |
wie oben | Aus der Quelle neu exportieren |
| Exponentialschreibweise | 4,91E+11 |
lange Zahl in Excel gespeichert | Neu exportieren, Spalte als Text |
| Umlaute zerstört | Müller oder M?ller |
falsche Kodierung beim Öffnen oder Speichern | Als UTF-8 speichern, Kodierung angeben |
| Falsche Spaltenzahl | Werte rutschen in die Nachbarspalte | Trennzeichen im Text ohne Anführungszeichen | Feld in Anführungszeichen setzen |
| Gemischte Zahlenformate | 1.234,50 neben 1234.50 |
Daten aus verschiedenen Quellen | Einheitliches Format vor dem Import |
| Datum als Zahl | 43831 statt 01.01.2020 |
Excel speichert Datumswerte intern als Tage | Spalte als Datum formatieren und neu speichern |
| Dubletten | dieselbe Firma zweimal | mehrere Listen zusammengeführt | Vor dem Import abgleichen |
Jeder dieser Fehler kostet nach dem Import deutlich mehr Zeit als davor: Falsche Postleitzahlen verhindern die Zuordnung zu Vertriebsgebieten, doppelte Firmen führen zu doppelten Anschreiben, zerstörte Umlaute landen in Serienbriefen.
CSV-Dateien richtig aus Excel speichern
- Kritische Spalten vorher als Text formatieren – Postleitzahlen, Telefonnummern, Kunden- und Artikelnummern.
- Als „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“ speichern, nicht als einfaches „CSV (Trennzeichen-getrennt)“.
- CSV-Dateien nicht per Doppelklick öffnen, sondern über „Daten › Aus Text/CSV“. Nur dann lassen sich Kodierung und Spaltenformate festlegen.
- Nach dem Speichern prüfen – etwa mit diesem Werkzeug, bevor die Datei in den Import geht.
So sieht eine saubere CSV-Datei aus
Der Standard RFC 4180 ist kurz und hilft bei jeder Fehlersuche:
- Jeder Datensatz steht in einer eigenen Zeile.
- Alle Zeilen haben dieselbe Anzahl von Feldern.
- Eine Kopfzeile mit Spaltennamen ist erlaubt und bei Importen fast immer sinnvoll.
- Felder, die das Trennzeichen, Anführungszeichen oder Zeilenumbrüche enthalten, stehen in Anführungszeichen.
- Ein Anführungszeichen im Feld wird verdoppelt:
"Weg ""A"" 2".
Was die Bereinigung ändert – und was nicht
Die Bereinigung korrigiert, was sich eindeutig korrigieren lässt: überflüssige Leerzeichen, fehlende Nullen in vierstelligen Postleitzahlen, Groß- und Kleinschreibung bei E-Mail-Adressen, leere Zeilen, identische Datensätze und gefährliche Formelzeichen. Sie speichert als UTF-8 mit dem gewünschten Trennzeichen.
Bewusst nicht angefasst werden Werte, die sich nicht zuverlässig reparieren lassen: abgeschnittene Ziffern in Exponentialschreibweise, Telefonnummern ohne Vorwahl, zerstörte Umlaute und Dublettenverdacht. Hier hilft nur der Blick in die Quelle – der Prüfer zeigt die betroffenen Zeilen an.
Saubere Daten als Grundlage
Ein sauberer Import ist der erste Schritt – der zweite ist, die Daten dauerhaft sauber zu halten. Für Adress- und Kontaktbestände in cobra CRM, von der Importvorlage bis zur Dublettenprüfung, ist die CRM-Betreuung der p17 GmbH die Anlaufstelle. Wer Bestände um aktuelle Firmen- und Marktdaten ergänzen möchte, findet geprüfte Markt- und Adressdaten bei p17-data.de. Und korrekte Postleitzahlen sind die Voraussetzung, um Kunden auf einer Karte darzustellen, etwa für eine Gebiets- oder Standortanalyse.
Verwandte Werkzeuge
- Bankverbindungen einzeln prüfen: IBAN prüfen
- Ländernamen in ISO-Codes umwandeln: Land zu ISO-Code
- Feldlängen kontrollieren: Zeichenzähler