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Büro

Leitweg-ID prüfen – bevor die Rechnung an die Behörde geht

Wer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellt, braucht deren Leitweg-ID. Ein Zahlendreher genügt, und das Rechnungsportal lehnt die XRechnung ab. Der Prüfer kontrolliert Aufbau und Prüfziffer, zerlegt die ID in ihre Bestandteile und berechnet fehlende Prüfziffern.

Mit Bindestrichen, so wie sie die Behörde mitteilt. Vorbelegt ist das Beispiel aus der Formatspezifikation.
Ergebnis
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Grobadressierung
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Feinadressierung
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Prüfziffer
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Prüfziffer berechnen

Vollständige Leitweg-ID
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Geprüft werden Aufbau und Prüfziffer – lokal in Ihrem Browser. Ob eine Leitweg-ID tatsächlich vergeben ist und zu welchem Empfänger sie gehört, kann nur die jeweilige Behörde bestätigen.

So ist eine Leitweg-ID aufgebaut

Die Formatspezifikation der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) beschreibt die Leitweg-ID am Beispiel 04011000-1234512345-06:

Teil Beispiel Stellen Zeichen Pflicht
Grobadressierung 04011000 2 bis 12 Ziffern ja
Feinadressierung 1234512345 bis 30 Buchstaben A–Z und Ziffern nein
Prüfziffer 06 2 Ziffern ja

Die Grobadressierung folgt dem Aufbau des amtlichen Gemeindeschlüssels: zwei Stellen für das Bundesland oder den Bund, danach gegebenenfalls Regierungsbezirk, Kreis und Gemeinde. Daraus ergeben sich Längen von 2, 3, 5, 8, 9 oder 12 Stellen. Ohne Feinadressierung entfällt der mittlere Teil samt Bindestrich – etwa 04011000-45.

Die Kennzahlen am Anfang

Kennzahl Bereich Kennzahl Bereich
01 Schleswig-Holstein 09 Bayern
02 Hamburg 10 Saarland
03 Niedersachsen 11 Berlin
04 Bremen 12 Brandenburg
05 Nordrhein-Westfalen 13 Mecklenburg-Vorpommern
06 Hessen 14 Sachsen
07 Rheinland-Pfalz 15 Sachsen-Anhalt
08 Baden-Württemberg 16 Thüringen
99 Bund

So wird die Prüfziffer berechnet

Am Beispiel aus der Formatspezifikation:

  1. Grob- und Feinadressierung ohne Bindestriche aneinanderhängen: 040110001234512345
  2. Buchstaben umwandeln – A wird 10, B wird 11 und so weiter bis Z = 35. Im Beispiel gibt es keine.
  3. 00 anhängen: 04011000123451234500
  4. Den Rest der Division durch 97 bilden: 92
  5. Von 98 abziehen: 98 − 92 = 06

Zur Kontrolle wird die vollständige ID ohne Bindestriche durch 97 geteilt – bei einer gültigen Leitweg-ID bleibt immer der Rest 1. Das Verfahren erkennt alle einzelnen Tippfehler und vertauschte Nachbarziffern.

Häufige Fehler

  • Zahlendreher in der Grobadressierung – der klassische Abschreibfehler aus einer gedruckten Bestellung.
  • Fehlende Feinadressierung. Viele Verwaltungen unterscheiden Rechnungsempfänger erst dort. Ohne sie landet die Rechnung nicht bei der richtigen Stelle.
  • Buchstabe O statt Ziffer 0 oder Leerzeichen statt Bindestrich.
  • Falsches Feld. Die Leitweg-ID gehört in die Käuferreferenz (BT-10), nicht in die Bestellnummer oder den Verwendungszweck.
  • Veraltete ID aus einer alten Rechnung, obwohl die Behörde inzwischen eine neue vergeben hat.

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Die Leitweg-ID ist nur eine von mehreren Angaben, die eine XRechnung an die Verwaltung braucht – dazu gehören etwa vollständige Kontaktdaten des Verkäufers. Vor dem Versand lässt sich die fertige Datei mit dem E-Rechnung-Viewer prüfen. Wer regelmäßig öffentliche Auftraggeber beliefert, sollte Leitweg-IDs dort pflegen, wo auch die übrigen Kundendaten liegen – etwa im CRM; bei cobra CRM unterstützt p17-crm.de. Wie Rechnungen direkt aus der eigenen Software als XRechnung entstehen, klärt die p17 GmbH in Schnittstellenprojekten.

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Häufige Fragen zur Leitweg-ID

Was ist eine Leitweg-ID?

Eine Kennung, über die E-Rechnungen an die zuständige Stelle der öffentlichen Verwaltung geleitet werden. Sie steht in der XRechnung im Feld Käuferreferenz (BT-10). Im Peppol-Netz wird sie mit dem Präfix 0204 als elektronische Adresse verwendet, etwa 0204:991-12877-29.

Wo bekomme ich die Leitweg-ID?

Von der Behörde, die Sie beauftragt hat. Sie steht meist in der Bestellung, im Vertrag oder in den Vergabeunterlagen. Fehlt sie, fragen Sie bei der beschaffenden Stelle nach – erraten oder aus anderen Rechnungen übernehmen lässt sie sich nicht, weil eine Verwaltung oft mehrere IDs für verschiedene Rechnungsempfänger nutzt.

Wie ist eine Leitweg-ID aufgebaut?

Aus bis zu drei Teilen, getrennt durch Bindestriche: der Grobadressierung (2 bis 12 Ziffern, die mit der Kennzahl des Bundeslands oder 99 für den Bund beginnen), einer optionalen Feinadressierung (bis zu 30 Buchstaben und Ziffern) und einer zweistelligen Prüfziffer. Insgesamt ist sie zwischen 5 und 46 Zeichen lang.

Wie wird die Prüfziffer berechnet?

Nach dem Verfahren ISO/IEC 7064 MOD 97-10, das auch bei der IBAN verwendet wird: Grob- und Feinadressierung ohne Bindestriche aneinanderhängen, Buchstaben in Zahlen umwandeln (A = 10 bis Z = 35), „00“ anhängen, den Rest der Division durch 97 bilden und von 98 abziehen. Das Ergebnis ist die Prüfziffer, bei einstelligen Werten mit führender Null.

Spielt Groß- und Kleinschreibung eine Rolle?

Nein. Die Formatspezifikation erlaubt in der Feinadressierung Buchstaben von A bis Z ohne Unterscheidung der Schreibweise. Der Prüfer wertet Kleinbuchstaben deshalb wie Großbuchstaben.

Braucht jede E-Rechnung eine Leitweg-ID?

Nur Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, die eine Leitweg-ID vergeben. Zwischen Unternehmen steht im selben Feld eine beliebige Käuferreferenz, etwa eine Kostenstelle. Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ist eine fehlende Käuferreferenz umsatzsteuerlich unbeachtlich – die Rechnungsportale der Verwaltung lehnen Rechnungen ohne gültige Leitweg-ID trotzdem ab.

Bestätigt die Prüfung, dass die ID existiert?

Nein. Geprüft werden Aufbau und Prüfziffer. Damit fallen Tippfehler, Zahlendreher und vergessene Stellen auf. Ob eine formal richtige ID tatsächlich vergeben ist und zum gewünschten Empfänger gehört, kann nur die Behörde bestätigen.

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