Was der Prüfer leistet – und was nicht
Jedes EU-Land hat ein eigenes Muster für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Deutschland neun Ziffern, die Niederlande neun Ziffern gefolgt von einem B und zwei weiteren Ziffern, Österreich ein U mit acht Ziffern. Der Prüfer kennt diese Muster und meldet sofort, wenn der Aufbau nicht passt.
Bei deutschen Nummern geht er einen Schritt weiter und rechnet die Prüfziffer nach dem Verfahren des Bundeszentralamts für Steuern nach. Damit werden auch Zahlendreher erkannt, die dem Muster äußerlich entsprechen.
Was der Prüfer nicht kann: feststellen, ob eine Nummer tatsächlich vergeben ist und zu dem Unternehmen gehört, das sie angibt. Das leistet nur die Abfrage bei der Finanzverwaltung.
Aufbau in den wichtigsten EU-Ländern
| Land | Präfix | Aufbau | Beispielmuster |
|---|---|---|---|
| Deutschland | DE | 9 Ziffern | DE123456789 |
| Österreich | AT | U + 8 Ziffern | ATU12345678 |
| Niederlande | NL | 9 Ziffern + B + 2 Ziffern | NL123456789B01 |
| Belgien | BE | 10 Ziffern (beginnt mit 0 oder 1) | BE0123456789 |
| Frankreich | FR | 2 Zeichen + 9 Ziffern | FRXX123456789 |
| Italien | IT | 11 Ziffern | IT12345678901 |
| Spanien | ES | Zeichen + 7 Ziffern + Zeichen | ESX1234567X |
| Polen | PL | 10 Ziffern | PL1234567890 |
| Griechenland | EL | 9 Ziffern | EL123456789 |
| Nordirland | XI | 9 oder 12 Ziffern | XI123456789 |
Die Schweiz gehört nicht zur EU und hat keine USt-IdNr.; dort gibt es die Mehrwertsteuernummer im Format CHE-123.456.789 MWST. Auch das Vereinigte Königreich nimmt seit dem Brexit nicht mehr am EU-System teil – mit Ausnahme Nordirlands für den Warenverkehr.
Die Pflicht zur Bestätigungsabfrage
Wer innergemeinschaftlich steuerfrei liefert, muss die USt-IdNr. des Empfängers prüfen. Dafür gibt es zwei Wege:
- Einfache Bestätigungsabfrage: Ist diese Nummer gültig?
- Qualifizierte Bestätigungsabfrage: Stimmen zusätzlich Name, Rechtsform, Ort und Straße?
Für den Nachweis gegenüber dem Finanzamt zählt die qualifizierte Abfrage. Sinnvoll ist, sie bei Neukunden einmal durchzuführen, das Ergebnis mit Datum zu speichern und bei laufenden Geschäftsbeziehungen regelmäßig zu wiederholen – Nummern können erlöschen, etwa bei Insolvenz oder Betriebsaufgabe.
In der Praxis scheitert das selten am Wissen und meistens an der Ablage: Wenn das Prüfprotokoll in einem persönlichen Postfach landet statt beim Kundendatensatz, ist es bei der Betriebsprüfung nicht auffindbar. Genau solche Abläufe richtet die p17 GmbH in CRM-Systemen so ein, dass der Nachweis beim Kunden hängt und nicht bei einer Person.
Verwandte Werkzeuge
- Länderkürzel nachschlagen: ISO-3166-Länderliste
- Umsatzsteuer berechnen: Mehrwertsteuerrechner
- Bankverbindung prüfen: IBAN prüfen