Ein durchgerechnetes Beispiel
Zehn Arbeitsplätze, Kaufpreis 890 € je Lizenz, 20 % Wartung ab dem zweiten Jahr, alternativ 29 € Miete je Lizenz und Monat, 3 % Preissteigerung:
| Jahr | Kauf kumuliert | Miete kumuliert | Vorteil |
|---|---|---|---|
| 1 | 8.900 € | 3.480 € | Miete |
| 2 | 10.733 € | 7.064 € | Miete |
| 3 | 12.622 € | 10.756 € | Miete |
| 4 | 14.567 € | 14.559 € | knapp Miete |
| 5 | 16.570 € | 18.476 € | Kauf |
| 6 | 18.634 € | 22.510 € | Kauf |
| 7 | 20.759 € | 26.665 € | Kauf |
Der Umschlagpunkt liegt hier nach genau vier Jahren. Wer die Software länger als vier Jahre einsetzt, fährt mit dem Kauf günstiger – nach sieben Jahren um knapp 5.900 €.
Die Frage hinter der Frage
Der Break-even ist schnell gerechnet. Interessanter ist, wie sicher die Annahmen dahinter sind:
Wie lange werden Sie die Software wirklich nutzen? Die Kaufrechnung geht immer gut aus, wenn man den Zeitraum lang genug wählt. Realistisch ist die Frage, ob Sie in fünf Jahren noch dieselbe Anwendung einsetzen – bei etablierten Fachanwendungen meist ja, bei Werkzeugen in schnelllebigen Bereichen oft nicht.
Wie stabil ist die Zahl der Arbeitsplätze? Miete lässt sich anpassen, gekaufte Lizenzen liegen bei Schrumpfung ungenutzt herum. Umgekehrt kostet Wachstum bei der Miete linear weiter, während gekaufte Lizenzen nur einmal zu bezahlen sind.
Was passiert ohne Wartung? Manche Hersteller lassen gekaufte Software auch ohne Wartungsvertrag unbegrenzt laufen – dann ist die Wartung optional und die Rechnung eine andere. Bei anderen ist sie faktisch Pflicht, etwa weil jährliche Gesetzesanpassungen nötig sind. Das gehört vor der Entscheidung geklärt.
Wie viel ist Planbarkeit wert? Eine monatliche Rate belastet kein Investitionsbudget und braucht keine Freigabe durch die Geschäftsführung. In manchen Organisationen ist das der eigentliche Entscheidungsgrund – unabhängig davon, was die Tabelle sagt.
Typische Konstellationen
| Situation | Meist besser |
|---|---|
| Etablierte Fachanwendung, stabile Nutzerzahl, lange Laufzeit | Kauf |
| Neues Werkzeug, unklarer Nutzen, Pilotphase | Miete |
| Stark schwankende oder saisonale Nutzerzahl | Miete |
| Begrenztes Investitionsbudget, laufende Kosten unkritisch | Miete |
| Anwendung mit hohem Anpassungsgrad und langer Einführung | Kauf |
| Software, die ohne Updates funktionsfähig bleibt | Kauf |
Wenn die Entscheidung ansteht
Bei CRM-Systemen stellt sich diese Frage besonders oft, weil beide Modelle angeboten werden und die Nutzungsdauer typischerweise lang ist. Die p17 GmbH begleitet solche Entscheidungen bei der Einführung und Lizenzierung von cobra CRM, einschließlich Migration und Schulung.
Bei Geomarketing-Software wie RegioGraph oder easymap unterscheiden sich die Modelle ebenfalls – einen herstellerunabhängigen Überblick über Geomarketing-Software und ihre Lizenzmodelle gibt es bei geomarketing-tools.de. Für Microsoft-365- und Azure-Lizenzen, die es praktisch nur im Abonnement gibt, ist die nice-IT GmbH der Ansprechpartner.
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