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E-Rechnung öffnen, lesen und prüfen – XRechnung und ZUGFeRD

Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – doch eine XRechnung ist eine XML-Datei, die sich ohne passende Software kaum lesen lässt. Der Viewer macht daraus eine übersichtliche Rechnung, holt die Daten auch aus ZUGFeRD-PDFs und prüft Summen, Pflichtangaben und Bankverbindung. Die Datei verlässt Ihren Rechner dabei nicht.

E-Rechnung wählen oder hierher ziehen XRechnung als XML oder ZUGFeRD/Factur-X als PDF – die Datei wird nur in Ihrem Browser gelesen
Beispiele:
XML stattdessen einfügen

Die Rechnung wird ausschließlich in Ihrem Browser geöffnet – auch aus einem PDF wird die eingebettete XML lokal ausgelesen. Die Prüfung kontrolliert Rechenregeln und Pflichtangaben; eine vollständige Validierung gegen die offiziellen Prüfregeln der KoSIT ersetzt sie nicht.

Warum sich eine E-Rechnung nicht einfach öffnen lässt

Eine E-Rechnung ist zuerst für Software gedacht. Wer eine XRechnung per Doppelklick öffnet, sieht bestenfalls einen Browser voller Klammern: <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">2075.06</cbc:PayableAmount>. Buchhaltungsprogramme lesen solche Dateien automatisch – für die Rückfrage aus dem Einkauf, die Freigabe durch die Abteilungsleitung oder den schnellen Blick auf einen Betrag braucht es aber eine lesbare Darstellung.

Der Viewer liefert genau das: Absender und Empfänger, Positionen mit Menge und Einheit, Steuer je Steuersatz, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen – übersichtlich wie auf Papier, zum Drucken oder Speichern als PDF.

Die Formate im Überblick

Format Aufbau E-Rechnung?
XRechnung (UBL) reine XML-Datei ja
XRechnung (CII) reine XML-Datei ja
ZUGFeRD / Factur-X EN 16931 PDF mit eingebetteter XML ja
ZUGFeRD / Factur-X BASIC PDF mit eingebetteter XML ja
ZUGFeRD / Factur-X EXTENDED PDF mit eingebetteter XML ja
ZUGFeRD / Factur-X MINIMUM und BASIC WL PDF mit eingebetteter XML, ohne Positionen nein
PDF ohne eingebettete Daten Bild einer Rechnung nein

Der Viewer erkennt das Format an der Spezifikationskennung in der Rechnung und warnt, wenn ein Profil vorliegt, das nicht als E-Rechnung gilt.

Fristen für Empfang und Versand

Zeitraum Empfangen Ausstellen (Inland, zwischen Unternehmen)
seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen müssen empfangen werden können Papier und andere Formate weiterhin erlaubt
Umsätze im Jahr 2027 wie bisher andere Formate nur bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro oder per EDI
ab 1. Januar 2028 wie bisher grundsätzlich nur noch E-Rechnungen

Dauerhaft ausgenommen sind Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern – sie dürfen aber jederzeit auch als E-Rechnung verschickt werden.

Was der Viewer prüft

Rechenregeln. Die EN 16931 legt fest, wie die Summen zusammenhängen: Die Positionsbeträge ergeben die Summe der Positionen, abzüglich Nachlässen und zuzüglich Zuschlägen den Nettobetrag, dazu die Steuer je Steuersatz den Bruttobetrag und nach Abzug von Vorauszahlungen den Zahlbetrag. Jede dieser Beziehungen wird nachgerechnet – auch die Bemessungsgrundlage je Steuersatz.

Pflichtangaben. Die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG entsprechen bestimmten Feldern der Norm:

Pflichtangabe Feld in der E-Rechnung
Name und Anschrift des Leistenden BT-27, BG-5
Name und Anschrift des Leistungsempfängers BT-44, BG-8
Steuernummer oder USt-IdNr. BT-32 oder BT-31
Rechnungsdatum und -nummer BT-2, BT-1
Menge und Art der Leistung BT-129, BT-130, BT-153
Zeitpunkt der Leistung BT-72 oder BT-73/BT-74
Entgelt je Steuersatz BT-116
Steuersatz und Steuerbetrag BT-119, BT-117
Hinweis auf eine Steuerbefreiung BT-120

XRechnung-Besonderheiten. Käuferreferenz beziehungsweise Leitweg-ID (BT-10) und Kontaktdaten des Verkäufers (BG-6) sind hier Pflicht. Eine vorhandene Leitweg-ID wird auf ihre Prüfziffer kontrolliert – mit dem Leitweg-ID-Prüfer geht das auch einzeln.

Bankverbindung und Zahlung. Die IBAN wird auf ihre Prüfziffer kontrolliert. Das ersetzt nicht den Rückruf beim Lieferanten, wenn sich eine Bankverbindung geändert hat – fängt aber Tippfehler und manche Manipulation ab.

Skonto in der XRechnung

Skonto steht in einer XRechnung nicht als Freitext, sondern in einer festen Schreibweise in den Zahlungsbedingungen:

#SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#
#SKONTO#TAGE=28#PROZENT=1.00#BASISBETRAG=357.93#

Jede Angabe steht in einer eigenen Zeile, Prozentsatz und Basisbetrag haben einen Punkt und genau zwei Nachkommastellen. Ohne Basisbetrag bezieht sich das Skonto auf den Zahlbetrag. Der Viewer rechnet daraus Frist und Abzug aus – und meldet Zeilen, die nicht der vorgeschriebenen Syntax entsprechen. Ob sich das Skonto lohnt, zeigt der Skontorechner.

Grenzen der Prüfung

Der Viewer ersetzt keine vollständige Validierung. Er prüft nicht jede der mehreren Hundert Geschäftsregeln der Norm, keine digitale Signatur und nicht, ob die Rechnung inhaltlich zum Auftrag passt. Wichtig zu wissen: Eine Datei mit Formatfehlern gilt steuerlich nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Bei Zweifeln hilft die Rückfrage beim Rechnungssteller oder eine Prüfung mit den Werkzeugen der KoSIT.

E-Rechnungen im Unternehmen verarbeiten

Einzelne Rechnungen lassen sich mit dem Viewer lesen und prüfen. Wer regelmäßig E-Rechnungen empfängt oder versendet, sollte sie automatisch verarbeiten: Eingang überwachen, Daten in Buchhaltung oder Warenwirtschaft übernehmen, Rechnungen aus der eigenen Software als XRechnung erzeugen. Solche Schnittstellen entwickelt die p17 GmbH. Kunden- und Rechnungsstammdaten wie Leitweg-IDs öffentlicher Auftraggeber lassen sich in cobra CRM pflegen – Unterstützung dafür gibt es bei p17-crm.de. Den sicheren Rechnungseingang über Microsoft 365 richtet die nice-IT GmbH ein.

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Häufige Fragen zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Das Umsatzsteuergesetz definiert sie als Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (§ 14 Abs. 1 UStG). Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931 – in Deutschland vor allem die XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X (PDF mit eingebetteter XML).

Ab wann muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025. Alle inländischen Unternehmer – auch Kleinunternehmer – müssen die technischen Voraussetzungen schaffen, E-Rechnungen zu empfangen. Ein eigenes E-Mail-Postfach dafür ist nicht vorgeschrieben. Wichtig ist, die Rechnung lesen und in ihrer strukturierten Form aufbewahren zu können.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen gilt die Pflicht grundsätzlich schon, das Gesetz lässt aber Übergänge zu: Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papier- und – mit Zustimmung – andere elektronische Rechnungen ausgestellt werden. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug, oder bei EDI-Verfahren. Ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern sind ausgenommen.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine PDF-Datei ohne eingebettete Daten ist nach Auffassung der Finanzverwaltung eine „sonstige Rechnung“. Ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF ist dagegen eine E-Rechnung, weil es die strukturierten Daten als XML enthält – mit einer Ausnahme: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht, weil ihnen die Rechnungspositionen fehlen.

Was gilt, wenn PDF-Ansicht und XML voneinander abweichen?

Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Die Pflichtangaben müssen in den XML-Daten stehen, und der Vorsteuerabzug ist laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich. Bei einem ZUGFeRD-PDF prüft der Viewer deshalb die eingebettete XML – nicht das, was im PDF zu sehen ist.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung der EN 16931 und eine reine XML-Datei in der Syntax UBL oder CII. Behörden des Bundes und vieler Länder verlangen sie. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF, das Menschen lesen können, mit einer eingebetteten XML für die Software. Es gibt ZUGFeRD in mehreren Profilen, darunter eines, das einer XRechnung entspricht.

Ersetzt die Prüfung eine offizielle Validierung?

Nein. Der Viewer prüft die Rechenregeln der EN 16931, die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, IBAN, Leitweg-ID und die Skonto-Syntax. Die vollständige technische Validierung mit allen Geschäftsregeln leisten die Prüfwerkzeuge der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Für die schnelle Kontrolle beim Rechnungseingang reicht der Viewer in den meisten Fällen aus.

Wird meine Rechnung hochgeladen?

Nein. Die Datei wird ausschließlich in Ihrem Browser geöffnet – auch die XML aus einem PDF wird lokal ausgelesen. Rechnungsdaten, Bankverbindungen und Anhänge verlassen Ihr Gerät nicht.

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