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Büro

E-Mail-Signatur erstellen – mit allen Pflichtangaben

Eine geschäftliche E-Mail ist rechtlich ein Geschäftsbrief. Wer als GmbH, AG oder eingetragener Kaufmann schreibt, muss darin dieselben Angaben machen wie auf dem Briefpapier. Der Generator baut eine saubere Signatur, prüft die Pflichtangaben für die gewählte Rechtsform und liefert sie formatiert zum Einfügen.

Vorlage
Person
Unternehmen
Pflichtangaben
Logo, Links und Gestaltung
Vorschau

Kopiert mit Formatierung – direkt in die Signatur-Einstellungen von Outlook, Gmail oder Apple Mail einfügen.

HTML-Code und Nur-Text-Fassung

Die Signatur entsteht vollständig in Ihrem Browser – Namen, Telefonnummern und Registerdaten werden nicht übertragen. Das Logo wird nicht hochgeladen: Es muss bereits auf Ihrer Website liegen und wird über seine Adresse eingebunden.

Pflichtangaben nach Rechtsform

Rechtsform Vorschrift Pflichtangaben in jeder geschäftlichen E-Mail
GmbH, UG (haftungsbeschränkt) § 35a GmbHG Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer, gegebenenfalls Vorsitz des Aufsichtsrats
AG § 80 AktG Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Vorstandsmitglieder mit Kennzeichnung des Vorsitzenden, Vorsitz des Aufsichtsrats
Eingetragener Kaufmann § 37a HGB Firma mit Zusatz „e. K.“, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht, Handelsregisternummer
OHG, KG §§ 125, 177a HGB Firma mit Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer
GmbH & Co. KG §§ 125, 177a HGB, § 35a GmbHG Angaben der KG und zusätzlich die Angaben der Komplementär-GmbH einschließlich aller Geschäftsführer
Partnerschaftsgesellschaft § 7 Abs. 3 PartGG Name, Sitz, Registergericht, Nummer im Partnerschaftsregister
Eingetragene Genossenschaft § 25a GenG Rechtsform, Sitz, Registergericht, Genossenschaftsregisternummer, alle Vorstandsmitglieder, gegebenenfalls Vorsitz des Aufsichtsrats
e. V., eGbR – Keine Angaben für Geschäftsbriefe vorgeschrieben; der Name trägt den Zusatz „e. V.“ (§ 65 BGB) beziehungsweise „eGbR“ (§ 707a BGB)

Personen – Geschäftsführung, Vorstand, Vorsitz des Aufsichtsrats – sind mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen zu nennen; „M. Muster“ genügt nicht. Zwei weitere Details, die in der Praxis oft fehlen: Werden in einer GmbH-Signatur Angaben zum Kapital gemacht, muss das Stammkapital genannt werden und, falls nicht alle Geldeinlagen eingezahlt sind, auch der ausstehende Betrag. Und bei der AG ist der Vorstandsvorsitzende als solcher zu bezeichnen – der Generator weist darauf hin, wenn mehrere Vorstände ohne Kennzeichnung eingetragen sind.

So kommt die Signatur ins E-Mail-Programm

Mit „Signatur kopieren“ landet die Signatur samt Formatierung in der Zwischenablage. Anschließend fügen Sie sie in den Signatur-Einstellungen Ihres Programms ein:

Programm Einstellungen
Outlook (klassisch, Windows) Datei › Optionen › E-Mail › Signaturen – oder in einer neuen E-Mail: Nachricht › Signatur › Signaturen
Neues Outlook, Outlook im Web Einstellungen (Zahnrad) › Kontosignaturen › Signatur hinzufügen
Outlook für Mac Outlook › Einstellungen › E-Mail › Signaturen
Gmail Einstellungen (Zahnrad) › Alle Einstellungen aufrufen › Abschnitt „Signatur“ › Änderungen speichern
Apple Mail (Mac) Mail › Einstellungen › Signaturen › Account wählen › +
iPhone und iPad Einstellungen › Apps › Mail › Signatur – hier nur als Text, deshalb die Nur-Text-Fassung verwenden
Thunderbird Konten-Einstellungen › Konto › Signaturtext mit „HTML verwenden“ – oder die gespeicherte .htm-Datei über „Stattdessen eine Datei als Signatur anhängen“ einbinden

Die Bezeichnungen können je nach Version leicht abweichen. Einige Besonderheiten:

  • Outlook speichert Signaturen je nach Version lokal auf dem Gerät. Wer Outlook am PC und im Browser nutzt, legt die Signatur unter Umständen an beiden Stellen an.
  • Gmail begrenzt Signaturen auf 10.000 Zeichen. Der Generator zeigt die Länge des HTML-Codes an und warnt, wenn es knapp wird.
  • Apple Mail übernimmt die Schrift der Signatur nur, wenn „Standardschrift für E-Mails verwenden“ nicht aktiviert ist.

Signaturen zentral für alle verwalten

Sobald mehr als eine Handvoll Personen E-Mails schreibt, laufen Signaturen auseinander: alte Telefonnummern, fehlende Geschäftsführer, drei verschiedene Logos. In Microsoft 365 können Administratoren über Nachrichtenflussregeln in Exchange Online einen einheitlichen HTML-Text an ausgehende E-Mails anhängen. Platzhalter wie %%DisplayName%% oder %%Phone%% werden dabei aus dem Verzeichnis gefüllt. Damit das zuverlässig funktioniert, müssen die Benutzerdaten im Verzeichnis gepflegt sein. Die Regel sollte außerdem nur für E-Mails an externe Empfänger gelten und sich im Verlauf nicht wiederholen. Bei Einrichtung und Pflege unterstützt niceit.de.

Was eine gute Signatur ausmacht

  • Text statt Bild. Name, Telefon und Adresse als Bild sind nicht kopierbar, nicht durchsuchbar und bei blockierten Bildern unsichtbar.
  • Telefonnummer mit Ländervorwahl. Mit +49 ist sie auf dem Smartphone per Tipp wählbar und funktioniert auch im Ausland.
  • Kurz halten. Die Signatur hängt an jeder Antwort im Verlauf. Werbebanner, lange Haftungsausschlüsse und Zitate machen jede Nachricht unnötig lang.
  • Gleiche Angaben wie im Kundenstamm. Wenn Telefonnummer und Durchwahl in der Signatur und im CRM übereinstimmen, landen Rückrufe dort, wo sie hingehören – bei cobra CRM unterstützt p17-crm.de.

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Häufige Fragen zur E-Mail-Signatur

Gelten die Pflichtangaben wirklich auch für E-Mails?

Ja. Die Vorschriften für GmbH, AG, Genossenschaft und eingetragenen Kaufmann sprechen von Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Diese Formulierung wurde 2006 mit dem EHUG ausdrücklich in die Gesetze aufgenommen, um auch elektronische Post zu erfassen. Für OHG, KG und Partnerschaft gilt über Verweise dasselbe.

Reicht bei einer UG die Abkürzung „UG“?

Nein. § 5a GmbHG lässt nur „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ zu. Der Zusatz in Klammern gehört in beiden Fällen ausgeschrieben dazu. Ansonsten gelten dieselben Pflichtangaben wie bei der GmbH.

Was muss in die Signatur einer GmbH & Co. KG?

Die Angaben der KG selbst – Firma, Sitz, Registergericht und Registernummer – und zusätzlich die der Komplementär-GmbH: deren Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer. Das folgt aus § 125 und § 177a HGB, weil keine natürliche Person unbeschränkt haftet. Kommanditisten müssen nicht genannt werden.

Brauchen Einzelunternehmer und Freiberufler Pflichtangaben?

Für Einzelunternehmen und Freiberufler ohne Registereintrag gibt es keine Vorgaben für Geschäftsbriefe wie bei den Handelsgesellschaften. Wer Dienstleistungen anbietet, muss Kunden nach der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) aber unter anderem Name, Anschrift und Kontaktdaten zugänglich machen. Die Signatur ist dafür eine mögliche Form, die Website eine andere.

Muss die USt-IdNr. oder die Steuernummer in die Signatur?

Nein, keine der Vorschriften für Geschäftsbriefe verlangt sie. Pflicht ist die Steuernummer oder USt-IdNr. auf Rechnungen (§ 14 Abs. 4 UStG). Wer Rechnungen als Text einer E-Mail verschickt, muss sie dort also angeben – für eine gewöhnliche Nachricht ist sie freiwillig.

Was passiert, wenn Angaben fehlen?

Das Registergericht kann die Geschäftsführung oder den Vorstand durch Zwangsgeld dazu anhalten, die Angaben zu machen – nach § 79 GmbHG, § 407 AktG, § 37a HGB und § 160 GenG jeweils bis zu 5.000 Euro. Die E-Mail selbst bleibt wirksam.

Reicht ein Link auf das Impressum?

Die Vorschriften verlangen die Angaben „auf allen Geschäftsbriefen“ – einen Verweis auf eine Website sehen sie nicht vor. Sicher ist es, die Pflichtangaben vollständig in die Signatur aufzunehmen. Kurz und klein gesetzt am Ende stören sie niemanden.

Warum wird mein Logo beim Empfänger nicht angezeigt?

Viele E-Mail-Programme laden Bilder aus dem Internet erst, wenn der Empfänger es erlaubt. Die Signatur sollte deshalb auch ohne Logo alle Informationen enthalten – der Generator setzt Namen und Kontaktdaten grundsätzlich als Text. Das Logo muss über eine https-Adresse erreichbar sein; eingebettete Bilder werden oft entfernt.

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  • IBAN prüfen

    Prüfziffer, Länge und Aufbau kontrollieren – bei deutschen IBANs mit BLZ und Konto.

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